Den stod på brugbar brobygning mellem SKI, kommunale indkøbere og lokale virksomheder på dialogmøde arrangeret af iKRAFT i Horsens den 18. januar. Ud over større forståelse for hinanden blev der skabt gode direkte kontakter.  

For mange små og mellemstore virksomheder kan det kræve en meget dyb indånding at byde ind, når SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service) sender en rammeaftale i udbud. Udbudsreglerne er komplicerede, og medieomtalen af SKI har ikke just været flatterende for virksomheden, der er ejet af Finansministeriet og Kommunernes Landsforening.

For at udrydde nogle af fordommene og misforståelserne havde Jan Lindegaard, iKRAFTagent i Horsens/Hedensted, taget initiativ til et dialogmøde, hvor lokale virksomheder dels kunne møde en repræsentant for SKI, dels en repræsentant fra Indkøbsfællesskabet HHO (Hedensted, Horsens og Odder kommuner).

Lars Grelck fra SKI fortalte om ”det nye SKI”, der har som mål at sikre en klarere profil, genoprette tilliden til virksomheden og sikre aftaler uden de juridiske gråzoner, der tidligere har voldt problemer.

Han understregede, at SKI ønsker en tæt dialog med kunder og virksomheder, og slog fast at ”SKI er ikke en loge”. Han opfordrede virksomhederne til at kontakte ham direkte (se kontaktinfo nedenfor), hvis de havde spørgsmål. Så ville han sætte dem i forbindelse med rette vedkommende, hvis han ikke selv kunne svare.

Tilbuddet om direkte dialog blev godt modtaget af de deltagende virksomheder, der repræsenterede et bredt udsnit af det lokale erhvervsliv. Og spørgelysten var stor. Simon Kirkeby fra NW-Gruppen i Hedensted rejste blandt andet spørgsmålet om SKI-rammeaftalernes varighed. Generelt løber de i to år med mulighed for to års forlængelse et år ad gangen. Det kan dog variere fra område til område.

Med andre ord kan virksomheder, der ikke kommer med i en rammeaftale, i nogle tilfælde skulle vente i fire år, før de igen får chancen. Det kan i sig selv være langt tid, men specielt i teknologibranchen med den meget hurtige produktudvikling kan det være rigtig lang tid at vente på at kunne komme ind på det offentlige marked.

Dialogen om rammeaftalernes varighed blev et godt eksempel på, hvorfor denne type møder giver mening. Der er ikke nødvendigvis et quick fix på de problemstillingerne, men man kan på mødet få en uformel snak om, hvorfor tingene er, som de er.

Lars Grelck fra SKI påpegede blandt andet det store ressourceforbrug ved at udbyde rammeaftalerne samt det nødvendige i at have en gulerod af en vis størrelse til de vindende leverandører, så det offentlige kunne få varerne eller ydelser til den rigtige pris og de bedste betingelser.  

Indkøbschef Jesper Langkjær, Indkøbsfællesskabet HHO, gav et indblik i en kommunal indkøbers verden. De komplicerede udbudsregler var også her et tema. Som Jesper Langkjær udtrykte det, så ”kastede juraen lange skygger” over udbudsprocesserne og driver offentlige indkøbere til at være utrolig påpasselige med ikke at overtræde reglerne og dermed risikere en klagesag. Han betragter derfor SKI som en god alliancepartner, da de enkelte kommuner ikke selv vil kunne overkomme at etablere de mange indkøbsaftaler.

Jesper Langkjær gjorde i den forbindelse opmærksom på, at der derfor er indkøbsområder, hvor der ikke er lavet indkøbsaftaler, og hvor de enkelte indkøbsdisponenter derfor har en frihed til at disponere - under den selvfølgelige forudsætning, at gældende lov overholdes.

Nogle af de deltagende virksomheder havde opfattelsen af Indkøbsfællesskabet som en tilknappet organisation. Det ville Jesper Langkjær tage med sig hjem, men han kunne også give en forklaring på, hvorfor man kunne få denne opfattelse: Hvis der ikke er en egentlig aftale på et givet område, ser Indkøbsfællesskabet sig ikke i stand til at indgå ”egne” skriftlige aftaler med leverandører, fordi dette enten kan være et brud på de formelle regler eller et brud på pligten til at behandle alle potentielle leverandører lige, herunder også lokale leverandører. Også her kastede juraen lange skygger.

Jesper Langkjær nævnte, at Indkøbsfællesskabet i forbindelse med planlægningen af et udbud meget gerne vil i tættere dialog med virksomhederne for at kende markedet bedre. Formålet er at forebygge, at der anvendes ressourcer på at stille krav i udbudsmaterialet, som det ikke ville være muligt at imødekomme, eller som det vil være meget dyrt at imødekomme. Som konkret eksempel  på en markedssondering henviste han til Horsens Kommunes hjemmeside, hvor der lige nu er en ”Åben invitation til sparring om udbud af fødevarer”.   

Der er i dag mange krav, forventninger og ønsker til offentlige indkøb. Ud over lav pris kan der f.eks. være tale om krav til eller forventninger om certificeringer, bæredygtighed osv. Virksomhederne nævnte et udbud for år tilbage, hvor man trods krav om miljøcertificeringer på den udbudte vare alligevel valgte at gå efter den laveste pris, trods manglende miljøcertificeringer.

Uden at kunne eller ville gå ind i den konkrete sag, understregede Jesper Langkjær, at valg af leverandør på en gennemsigtig måde skal afspejle de saglige og objektive tildelingskriterier, der er oplyst i udbudsmaterialet.  Og som han tilføjede med reference til den omtalte sag, ”så kan det være svært både at redde kommunekassen på den korte bane og miljøet på den lange bane” .

Der var stor tilfredshed blandt deltagerne i mødet. Den åbne dialog, den personlige kontakt og løftet om efterfølgende bedre informationsudveksling mellem de involverede parter var de vigtigste grunde.

Se boks nedenfor med links til yderligere information om SKI og Indkøbsfællesskabet HHO.

Simon Kirkeby, Business Controller i NW-Gruppen i Hedensted, var kommet til dialogmødet for at undersøge mulighederne for i højere grad at byde ind på offentlige udbud. Han syntes, at dialogmødet havde været rigtig vellykket og havde givet et godt indblik i problemstillingerne på den anden side af bordet.

INFO

• SKI-udbuddene kan ses på  www.ski.dk/AFTALER
• Kontakt Lars Grelck, chefkonsulent, SKI, for yderligere information (Tlf. 33 42 70 40, Mobil 23 43 55 75, mail lgr@ski.dk)
• Kontakt Jesper Langkjær, indkøbschef, Indkøbsfællesskabet HHO for yderligere information (Tlf. 76 29 21 08, Mobil 30 56 38 73, mail byjl@horsens.dk)